Elogio della brevità (1)

Nove volte su dieci migliorare la tua comunicazione vuol dire TAGLIARE.

Perché, nove volte su dieci, quello che dici è troppo lungo. Quello che scrivi è troppo lungo. Quello che hai pensato di comunicare è “troppo”. Infatti il punto di debolezza n.1 di  quasi tutte le presentazioni di business che ogni giorno vengono date è il sovraccarico d’informazioni. La gente non riesce a processarle tutte. Per questo le dimentica.

Infatti più informazioni vengono date, più velocemente vengono dimenticate.

Fai la prova: cosa ricordi del contenuto di una presentazione che ti è stata fatta solo 1 giorno fa? Da poco a molto poco. Gli americani, che misurano tutto, dicono che dopo 24 ore abbiamo dimenticato il 75% di quello che ci è stato detto durante una riunione o presentazione  (se ti appassiona il tema, dai un’occhiata qui). Anche perché, nell’arco delle 24 ore successive abbiamo nel frattempo ascoltato un’altra presentazione, partecipato ad altre riunioni, letto progetti, proposte, idee, concetti… Quanto vuoi che rimanga della presentazione del giorno prima? Poco, specialmente se era troppo lunga.

Per di più imparare ad essere brevi ed efficaci è un atto umanitario verso gli altri (che hanno poco tempo ma che, proprio come te, subiscono presentazioni e documenti lunghi e noiosi). Il tuo tempo è prezioso? Bè, anche quello che degli altri. Quindi impara a stringere: che sia una mail, una telefonata, o uno speech davanti a cento persone.

Certo, non è immediato né facile. Soprattutto per noi italiani, che siamo così verbosi, narrativi, chiacchieroni. Ma cos’è che ci porta ad essere così “lunghi”?

Non voglio parlare qui di tecnica di comunicazione, ma di qualcosa che è a monte della tecnica. Parliamo di alcuni cliché culturali che abbiamo nella testa, che agiscono in noi in automatico e che, specialmente quando siamo sul lavoro, ci portano irresistibilmente verso la lunghezza. E quindi lontano da una comunicazione pulita ed efficace. Ne prendo in considerazione tre perché, a quanto vedo, sono universalmente diffusi. Vale la pena di osservarli da vicino:

1. “Devo dire tanto”

Perché devo far vedere che ho lavorato, che ho fatto ricerche, che ho “fatto i compiti”. E’ un retaggio della scuola, è una parte antica di noi che ancora ci guida e ci costringe a mettere tanta roba dentro le slide. E tante slide dentro la presentazione (con risultati mostruosi). Bè, alla gente non frega assolutamente niente di quanto “ti sei fatto il culo”, alle gente interessa che gli racconti qualcosa di interessante, possibilmente che non sa già. Tutto qui. Per cui non andare con la quantità, ma rifletti su quale contributo stai dando veramente a quella riunione, o alla vita delle persone che ti ascoltano.

2. “Devo dire tutto”

Perché se dico tutto quello che c’è da dire su un certo argomento, allora loro capiranno e “compreranno” la mia idea, la mia proposta, il mio prodotto. Non è così che funziona.

Come ha detto qualcuno: “Il segreto per essere noiosi è cercare di dire tutto” . E la gente ti perdona qualunque cosa nella vita, ma non quello di essere noioso.

Piuttosto ti consiglio di ragionare al contrario. Pensa: qual è il singolo concetto che voglio che si ricordino? Anche dopo la presentazione? Anche dopo una settimana? Individua quel concetto, attorno a cui ruota tutto il tuo ragionamento, e fallo diventare il fulcro della tua presentazione: tutti i contenuti che sono al servizio di quel concetto li includi, tutti gli altri, implacabilmente, li escludi. Fatti un favore: scegli 1 solo concetto. Sarai molto più focalizzato, sarà più facile ascoltarti, sarà più semplice ricordare quello che hai detto. La comunicazione efficace, infatti, ha a che fare con tutto quello che decidi di escludere dalla tua presentazione.

3. “Devo approfondire”

Su questo punto della presentazione vado nel dettaglio, anche se l’argomento è tecnico. Anzi, proprio perché è tecnico: così posso sciorinare dati e numeri che nessuno sa, posso parlare un linguaggio tecnico un po’ difficile,  posso fare qualche ragionamento volutamente complesso e un po’ oscuro. Così si capisce che sono intelligente e competente. Che sono autorevole e professionale. Così appaio “bravo”. E magari me la tiro anche un po’…

E’ tempo di dire una cosa: l’insicurezza verso i propri contenuti, il proprio ruolo, la propria professionalità, l’ansia di essere “riconosciuti” genera presentazioni e documenti mostruosi. Non posso farmi carico di quest’ansia, ma posso dirti come scrivere documenti più focalizzati.

Eccolo: guarda ogni passaggio della tua presentazione, ogni slide, ogni concetto che vuoi raccontare… E chiediti: “Serve a loro o serve a me?” Osservati e sii sincero. Domandati:“Questa cosa che voglio dire li aiuterà a capire? A vedere quello che adesso non vedono? Li aiuterà a lavorare meglio, a prendere decisioni migliori? Oppure ho inserito questo passaggio perché mi fa fare “bella figura”? Perché sto giustificando il fatto che esisto in quest’azienda? Che il mio ruolo esiste? Che il mio stipendio esiste?”

Massimo rispetto per lo stipendio, ma qui parliamo di comunicazione efficace. Quindi, se la risposta  è la seconda, butta via. Taglia. Elimina. E passa al concetto dopo.

Bene. Se ti abitui a pensare che non devi dire tanto, non devi dire tutto, non devi sempre approfondire, ti trovi in una posizione molto più favorevole alla brevità e alla chiarezza.

Questo duro lavoro di esclusione e di sintesi all’inizio può essere faticoso. Ma se diventa il tuo modo di pensare e di lavorare, farà di te un comunicatore infinitamente più efficace.

E con il tempo noterai che la gente, quando passi nei corridoi, inizierà a sorriderti di più. Perché ti è grata che non gli fai più buttare via un sacco di tempo girando in tondo in fiumi di parole.